Comunicação- Parte I

Essa foi umas das áreas de gerência de projeto que mais negligenciei no início. Confesso que não dei muita importância (participar de reuniões, conversar com os envolvidos ? Isso não é trabalhar, pensava eu).Isto aconteceu logo num projeto no qual parte dos envolvidos estava em locais geograficamente distantes. Como dizia o velho guerreiro: "Quem não se comunica se trumbica".
O resultado vocês já podem imaginar: a falta de comunicação ou a má qualidade da mesma tende a bagunçar muito projeto. Os sintomas são muitos, dentre os quais vivi alguns:

• retrabalho- quando a comunicação falha fatalmente uma tarefa tem que ser corrigida, ou seja, refeita;
• Erros no projeto- se a falha não for percebida a entrega do projeto poderá conter falhas
• Desvios de escopo- se descobertos em tempo acarretam em elevação de custos, insatisfação, alterações de prazo. Caso sejam descobertos tardiamente, as conseqüências são bem mais danosas;

Uma pesquisa da empresa norte-americana de treinamento Vital Smarts aponta que por causa da falta de comunicação 82% estouram os prazos e 79% não conseguem atender as especificações de qualidade. Mais info.
Acredito que quanto maior o número de envolvidos no projeto e quão maior for a distância entre eles mais tempo o gerente terá que dedicar a esta área. Em nossa experiência a comunicação era dividida basicamente em três categorias de acordo com os envolvidos: superiores, clientes, parceiros (externos a equipe) e colaboradores (interna a equipe).

Como superei?

Felizmente esta foi uma necessidade tão forte que rapidamente percebemos a importância de nos comunicarmos bem. Tivemos dar uma pequena pausa, recorrer a literatura (PMBOK e algumas práticas de gerência de projetos ágeis) elaborar um plano de comunicação e passar a segui-lo e reavaliá-lo constantemente. A seguir algumas das principais práticas/técnicas que utilizamos:

• Reuniões diárias com a equipe (Segundo SCRUM);
• Escuta ativa;
• Criação e divulgação da forma de comunicação;
• Fazer e divulgar lista de contato dos envolvidos;
• Construir e manter site do projeto (com mínimo de overhead sobre o projeto em si);
• Uso teleconferências;
• O cliente como parte da equipe (prática abraçada pelo XP)

O assunto comunicação é vasto e certamente voltarei a falar dele detalhando um pouco mais

Até breve!

Denial of Service- O gerente é um multitarefa por natureza

Não é raro, independente da área de atuação, ser atropelado por um volume grande de atividades, todas aparentemente com a mesma prioridade. No entanto, esta parece ser uma coisa pra lá de rotineira na área de gerência em TI.
Quando iniciei gerenciando projetos vivi na pele essa avalanche de tarefas. O meu primeiro projeto como gerente a quantidade de tarefas era bem superior ao meu número de horas no dia, todas com a máxima urgência. Isto pode facilmente conduzir qualquer gerente novato ao stress, ou melhor, como costumava chamar ao Denial-Of-Service. Isto porque chega a um ponto que se não tomarmos cuidado acabamos por não concluir tarefa alguma a contento. Ou seja, pode-se comprometer bastante o cronograma de um projeto se não soubermos como lidar com uma demanda excessiva.

Como superei

A primeira coisa a se fazer é manter a calma. Falado assim isto parece simples, mas na verdade não é. Como gerente, somos responsáveis pelo bom andamento do projeto e queremos,naturalmente, resolver os problemas da maneira mais rápida possível. Isso pode acabar levando a uma produtividade baixa (pelo menos foi o que aconteceu comigo durante um tempo).
Uma vez calmo, a segunda coisa a fazer é pensar com frieza em qual dos problemas que quando resolvido trará maior ganho num menor espaço de tempo. Ou seja, tempos que priorizar atividades segundo os critérios de retorno para o projeto (levando em conta o tempo para obtê-lo). Trata-se do bom e velho "atacar um problema por vez".
Vale lembrar que é sempre bom considerar que algumas atividades podem ser delegadas. É sempre por fazer-se essa indagação, pois quando iniciamos na atividade de gerência muitas vezes queremos resolver tudo sozinho. Mas isso já é assunto para outro Post.

Até Breve