Comunicação- Parte II-Reuniões

Dada a importância que tem está área decidir me aprofundar mais um pouco em alguns detalhes. Neste post tratarei da comunicação interna seus problemas e alternativas para contorná-los.
Uma boa prática mas que se não for bem aplicada toma um tempo enorme num projeto são as reuniões com as equipes e com os clientes. Essas reuniões quando não são bem planejadas e conduzidas tendem a se tornar longas e enfadonhas. Uma tentativa que fizemos foi o de fazer reuniões a cada 15 dias (nossa iteração) nessas reuniões eram repassados todas a metas atingidas, o problemas, as soluções encontradas dentre outras informações. O problema com está abordagem foi que além de acumular muitos assuntos alguns problemas descobertos no início da iteração esperavam até o fim para serem resolvidos.

Como superei?

De início as reuniões passaram a ser semanais, depois passaram a ser diárias mas ainda sem um planejamento. Isso mesmo, por menores que sejam as reuniões, elas precisam acontecer com o mínimo de planejamento. Para isso recorremos ao SCRUM que define as seguintes regras para as reuniões diárias : (tradução nossa)

• Devem ser diárias;
• Devem acontecer no mesmo local e no mesmo horário todos os dias;
• Não devem durar mais de 30 minutos (no nosso caso adotamos 15 min com 5 min de tolerância); Uma dica neste caso é usar o celular para alarmar a cada cinco minutos.
  
• O SCRUM master é apontado (no nosso caso o próprio gerente do projeto)
• o Scrum Master é responsável por perguntar a todos da equipe
• O que você fez desde a última reunião?
• Quais foram as dificuldades na execução de sua tarefa?
• O que você pretende fazer de agora até a próxima reunião?
• A conversa só é permitida para responder as 3 perguntas acima;
• Reuniões podem ser estabelecidas para logo após essa reunião; (geralmente estas reuniões servem para que alguns membros da equipe possam debater mais detalhadamente sobre problemas e/ou soluções)
• O Scrum master é responsável por tomar decisões imediatas para romover impedimentos a resolução de problemas;

Vale ressaltar que é preciso de muita disciplina para que estas regras sejam seguidas. A atitude do gerente nestas reuniões é decisiva, muitas vezes sendo um pouco chato.
É preciso evitar que estas reuniões se tornem encontros para colocar a conversa em dia, fazer lanches, conversar sobre futebol, fim de semana, etc. (armadilhas scrum)

Mesmo com as reuniões diárias outras reuniões eram necessárias e as vezes mais longas. Nestes encontros algumas regras gerais foram aplicadas:

• Fazer reuniões apenas quando necessário;
• Comunicação com antecedência da pauta da reunião e inclusive di tempo de duração;
• Tempo de duração não superior a 2 horas;
• O número de participantes deve ser tão enxuto quanto possível;
• Toda reunião deve ter no mínimo um relator/secretário e um gerente
  
• Reuniões devem sair com todo lists e definições;
• Caso ache necessário elabore ata (prática, resumida, apenas com o essenncial); Template de ata de reunião
  

Até a próxima !

Comunicação- Parte I

Essa foi umas das áreas de gerência de projeto que mais negligenciei no início. Confesso que não dei muita importância (participar de reuniões, conversar com os envolvidos ? Isso não é trabalhar, pensava eu).Isto aconteceu logo num projeto no qual parte dos envolvidos estava em locais geograficamente distantes. Como dizia o velho guerreiro: "Quem não se comunica se trumbica".
O resultado vocês já podem imaginar: a falta de comunicação ou a má qualidade da mesma tende a bagunçar muito projeto. Os sintomas são muitos, dentre os quais vivi alguns:

• retrabalho- quando a comunicação falha fatalmente uma tarefa tem que ser corrigida, ou seja, refeita;
• Erros no projeto- se a falha não for percebida a entrega do projeto poderá conter falhas
• Desvios de escopo- se descobertos em tempo acarretam em elevação de custos, insatisfação, alterações de prazo. Caso sejam descobertos tardiamente, as conseqüências são bem mais danosas;

Uma pesquisa da empresa norte-americana de treinamento Vital Smarts aponta que por causa da falta de comunicação 82% estouram os prazos e 79% não conseguem atender as especificações de qualidade. Mais info.
Acredito que quanto maior o número de envolvidos no projeto e quão maior for a distância entre eles mais tempo o gerente terá que dedicar a esta área. Em nossa experiência a comunicação era dividida basicamente em três categorias de acordo com os envolvidos: superiores, clientes, parceiros (externos a equipe) e colaboradores (interna a equipe).

Como superei?

Felizmente esta foi uma necessidade tão forte que rapidamente percebemos a importância de nos comunicarmos bem. Tivemos dar uma pequena pausa, recorrer a literatura (PMBOK e algumas práticas de gerência de projetos ágeis) elaborar um plano de comunicação e passar a segui-lo e reavaliá-lo constantemente. A seguir algumas das principais práticas/técnicas que utilizamos:

• Reuniões diárias com a equipe (Segundo SCRUM);
• Escuta ativa;
• Criação e divulgação da forma de comunicação;
• Fazer e divulgar lista de contato dos envolvidos;
• Construir e manter site do projeto (com mínimo de overhead sobre o projeto em si);
• Uso teleconferências;
• O cliente como parte da equipe (prática abraçada pelo XP)

O assunto comunicação é vasto e certamente voltarei a falar dele detalhando um pouco mais

Até breve!